Organizzare un meeting internazionale, alcuni consigli utili

Il mondo del lavoro è radicalmente cambiato negli ultimi anni, presentando richieste nuove a chiunque si avventuri al suo interno, partendo dai vertici. Questo ha, però, portato anche ad un aumento delle opportunità per imprenditori, dipendenti, liberi professionisti e commercianti. Va detto, comunque, che tra i settori che hanno maggiormente accusato, in senso positivo, la svolta generazionale, ci sia quello aziendale, in cui, grazie alla spinta della globalizzazione, è stato possibile accorciare notevolmente le distanze tra collaboratori e company dello stesso settore.

Ora, è bene chiarire che a quest’incremento delle possibilità sia commisurato un aumento delle strategie che le aziende possono attuare per riuscire nel loro intento di diventare più riconoscibili dal punto di vista territoriale ed internazionale. Le nuove strategie di marketing e advertising hanno presentato una nuova sfida alle realtà di diversa natura, mentre altre, quelle evergreen, sono state migliorate con il coinvolgimento della tecnologia al loro interno. I congressi ne sono un esempio lampante.

Il meeting offre la possibilità all’azienda o al pull di company che lo organizzano di scambiare idee e progetti con l’esterno e di confrontarsi su un terreno neutrale con aziende affini provenienti, spesso, da diverse parti del globo. Di sicuro, la buona riuscita di un meeting del genere è fortemente relazionata con l’organizzazione peculiare che c’è dietro. Per questo motivo, nelle prossime righe vi presentiamo alcuni consigli utili a pianificare un meeting internazionale.

Definire gli obiettivi

La primissima cosa di cui tener conto quando si organizza un meeting è la definizione degli obiettivi. Si tratta di una fase cruciale che non può essere né omessa, né procrastinata. Quando si definiscono i goal di un congresso di proporzioni internazionali, bisogna comprenderne le intenzioni e la mole economica e di tempo che si intende investire in esso, commisurata al rientro in networking, istruzione e soldi che ci si aspetta. Una volta chiariti tutti questi aspetti, si potrà entrare nel vivo della fase di progettazione.

Chiedere aiuto agli esperti

Chiaramente, un meeting internazionale non può essere organizzato senza criterio, anche perché si rischierebbe un vero e proprio sfacelo che potrebbe condurre alla perdita di consensi tra aziende partner e clienti. Di solito, le imprese hanno esperienza in quest’ambito e puntano su quest’ultima per mettere in piedi questa tipologia di eventi. Molto spesso, però, anche le company più navigate decidono di rivolgersi ad esperti del settore come Business Center Hub per la pianificazione e la messa in atto del congresso.

Creare il programma

Sempre in fase di progettazione, sarà fondamentale definire la scaletta dell’incontro, gli argomenti da trattare e il modo in cui farlo. Ciò non significa soltanto trovare i principali topic su cui il meeting verterà, ma anche studiarli e trovare il modo per mantenere alta la soglia d’attenzione dei partecipanti. In questo caso, quindi, vi consigliamo vivamente di servirvi dei ritrovati più avanguardistici che la tecnologia ha da offrirvi, presentando esperienze multimediali ai fini della spiegazione e, magari, rendendo possibili funzioni interattive per tutta la durata dell’incontro o per alcune parti nello specifico.

Facilitare le comunicazioni

Oltre alla ricerca di un punto d’incontro comodo per tutti, un meeting internazionale deve avere dalla sua un processo di facilitazione delle comunicazioni. Non sempre, del resto, un’azienda lavora con esecutivi nostri connazionali, soprattutto nel caso delle piccole realtà. Per questo, le presentazioni durante congressi del genere devono essere concise e schematiche e presentare una certa fluidità nel linguaggio convenzionale che si andrà a adottare, molto probabilmente l’inglese. Le grandi realtà possono, invece, puntare sulla presenza di traduttori o, come detto, sull’invito dei rappresentanti italiani della company. Tutto dipenderà, quindi, dal target a cui si è interessati.