Gestione aziendale dei documenti: il presente è digitale

Archiviare e monitorare i documenti a mano all’interno dei diversi processi aziendali. È una modalità di lavoro che si usava fino a non molto tempo fa, ma che ora, con l’avvento dell’informatica sembra lontana. Eppure non è proprio così: la trasformazione digitale, che ha cambiato radicalmente le abitudini di lavoro in tutti i settori dell’economia, non è stata recepita da tutti allo stesso modo e alcune aziende fanno ancora fatica a relazionarsi con i supporti informatici. Eppure, il processo è ormai in atto sotto da anni. Sotto gli occhi di tutti.

In un mondo che va veloce, dove gli imprevisti accadono ma devono essere risolti più in fretta che in passato; dove i dati sono tanti e hanno necessità di essere monitorati e organizzati in tempo reale. Bene, in una realtà come questa, che è quella attuale, pensare di fare tutto manualmente sembra audace. E questo per tutta una serie di fattori. Pensiamo solo al tempo che è necessario. Risparmiare tempo e risorse: per questo la gestione elettronica documentale è la soluzione ideale. Vediamo meglio in dettaglio.

I vantaggi della digitalizzazione

Perché conviene gestire i documenti secondo una modalità elettronica? Questi i motivi:

• Possibilità di monitorare la situazione in tempo reale. In qualsiasi angolo del pianeta ci si trovi, è possibile, una volta che i documenti sono stati inseriti in un supporto elettronico, accedervi velocemente: basterà avere un laptop, uno smartphone o un tablet.
• Comparazione dei dati. Si potranno confrontare i dati tra loro, per trovare la soluzione migliore possibile per quel determinato momento. La soluzione digitale presenta una capacità di adattamento senza pari.
• Riduzione sensibile degli errori.
• Individuazione di nuove strategie, grazie sempre alla comparazione delle informazioni. E di nuovi sbocchi di mercato.

In sintesi, l’archiviazione e la gestione digitale dei documenti risulta più sicura, più veloce e soprattutto di maggiore impatto sul mercato. Rappresenta una delle pratiche vitali affinché l’azienda possa adattarsi, e continuare a esistere, in ambito economico.

Perché delegare

La digital transformation è un settore che necessita di competenze specifiche e di alto livello. Per questo motivo le aziende sono solito delegare a un’azienda specializzata. Infatti, il costo di formare e assumere qualcuno che lo faccia dall’interno sarebbe estremamente elevato. Delegare a qualcuno di qualificato avrà, inoltre, come positivo effetto collaterale, quello di poter liberare importanti risorse da investire in settori chiave. Ma come scegliere l’azienda  a cui affidarsi? Questi i fattori da considerare:

• Reputazione. L’impresa dovrà godere di una buona reputazione. Se è ancora sul mercato dopo tanti anni questo la dice lunga: in un settore così delicato, chi non è competente non riesce a restare a lungo.
• Adeguate certificazioni che attestino le sue competenze. È importante che l’azienda sia trasparente, in tal senso: non dovrete essere voi a chiederle se è competente, sarà lei che ve lo mostrerà spontaneamente.
• Proposte altamente personalizzate. Un soggetto imprenditoriale serio sarà in grado di farvi proposte specifiche per la vostra azienda e di adattarsi ai cambiamenti velocemente con nuove proposte. Dovrà essere capace di mostrarvi uno scenario dinamico.

L’importanza della digitalizzazione nel settore della gestione dei documenti è quanto mai manifesta. Una cosa non è cambiata: il valore della serietà di chi offre il servizio. Questo elemento, insieme alla digital transformation, sarà la chiave del successo dell’azienda.