Migliorare la produttività aziendale: consigli e strumenti per un business di successo

La produttività aziendale è l’elemento chiave che determina il successo di un’azienda: se questa non dovesse riuscire a essere produttiva, i profitti inizierebbero a calare fino alla potenziale chiusura della ditta.

Proprio per evitare che questo accada è indispensabile capire che strategie adottare e quali strumenti usare affinché la produttività sia sempre ai massimi livelli, senza sottoporre i dipendenti a un carico di lavoro eccessivo.

I consigli per incrementare la produttività aziendale

Per riuscire nell’intento di incrementare la produttività aziendale è importante adottare le giuste strategie che permettono il miglioramento della vita da lavoratore dei propri dipendenti e collaboratori.

In particolar modo è opportuno:

• valorizzare i dipendenti;
• realizzare un ambiente lavorativo piacevole;
• creare team adeguati per il raggiungimento degli obiettivi;
• rendere la comunicazione efficace;
• motivare i propri dipendenti nel dare il massimo.

In questo modo il risultato che si spera di conseguire potrà essere ottenuto senza grandi imprevisti.

Valorizzare i dipendenti

Ogni dipendente deve essere valorizzato e per permettergli di essere adeguatamente produttivo occorre conoscere le sue capacità frutto della formazione svolta durante gli anni scolastici, ma non solo, nonché le sue skill.

In questo modo quel dipendente riceverà un ruolo adeguato nella catena di produzione aziendale e svolgerà le mansioni che rientrano nelle sue competenze.

L’ambiente di lavoro

L’ambiente di lavoro deve contraddistinguersi per essere particolarmente piacevole e in grado di offrire i giusti stimoli al dipendente.

Questo significa che l’impresa deve disporre anche di diverse utilities, come area relax ed elementi simili, permettendo al dipendente di non vedere quell’azienda come il luogo poco piacevole nel quale recarsi ma in un posto di lavoro diverso quello tradizionale talvolta tutt’altro che apprezzato.

A ogni obiettivo il suo team

Quando si deve incrementare la produttività è necessario creare dei team che siano adeguati per il raggiungimento di quell’obiettivo.

Che si tratti della prima fase oppure di quella finale, ogni squadra deve essere composta da persone motivate e che sappiano come operare in quell’ambito.

In tal modo la produttività non subirà alcun arresto ma, al contrario, verrà incrementata.

La comunicazione efficace e il saper motivare i dipendenti

La comunicazione è l’arma migliore che il datore di lavoro possiede per poter incrementare la produttività.

Questa deve essere breve ed efficace, quindi occorre sempre prevenire troppi giri di parole: basta un breve discorso con il giusto numero di dettagli per fare in modo che il dipendente capisca come deve procedere.

Ovviamente, in caso di incomprensione, è necessario fornire ulteriori dettagli affinché sia possibile evitare errori di ogni genere.

Infine è importante motivare il team aziendale: un complimento, una parola di incoraggiamento quando si commette un errore, una spiegazione accurata e cercare di instaurare un rapporto con i vari lavoratori sono tutti comportamenti che permettono di motivare i dipendenti e fare in modo che questi siano incredibilmente produttivi e pronti a svolgere tutti i diversi compiti che saranno attribuiti.

Perciò riuscire in tale intento vuol dire rendere un dipendente felice e operativo.

Gli strumenti per incrementare la produttività aziendale

La produttività aziendale non può essere incrementata se non vengono introdotti degli strumenti e metodologie di gestione efficaci.

Gli strumenti che assumono un’importanza fondamentale sono:

• email con comunicazione efficace;
• numeri telefonici aziendali;
• archivio online;
• agenda degli impegni condivisa;
• sistema di gestione delle risorse;
• sistema di riunione online

Con essi è possibile gestire nel migliore dei modi l’azienda e aumentarne la produttività.

Le email efficaci

Il primo strumento utile per incrementare la produttività è l’email.

Questa, ovviamente, deve essere strutturata in modo breve e conciso: solamente i dettagli importanti della mansione o comunque un contenuto breve e ben spiegato permettono di evitare l’invio di tante mail e di far capire al dipendente quale deve essere il compito che deve svolgere.

Le telefonate ai numeri aziendali

Un team dotato di numero telefonico aziendale consente una rapida comunicazione vocale qualora quella scritta non dovesse essere sufficiente per spiegare con semplicità ed efficacia il contenuto.

La rete telefonica aziendale si estende poi alla creazione dei gruppi sui programmi di messaggistica: in tal modo si ha la certezza di condividere con tutto il team una comunicazione fondamentale per il raggiungimento di un determinato obiettivo.

L’archivio dei documenti online

Nell’era digitale i classici archivi, per quanto siano ancora efficaci, sono attualmente obsoleti: i documenti possono essere smarriti o danneggiati e questo potrebbe limitare una fase produttiva aziendale.

Con l’archivio online, invece, tale problema non si palesa, dato che la documentazione necessaria per lo svolgimento di un compito potrà essere reperita in modo semplice e veloce da qualsiasi dispositivo grazie alla tecnologia di archiviazione cloud.

Ciò si tramuta in una perdita di tempo inferiore e in un aumento della produttività aziendale.

L’agenda condivisa sul server aziendale

Anche la creazione dell’agenda degli impegni dei dipendenti rappresenta un’ottima risorsa, specialmente se questa viene condivisa online.

Ogni lavoratore potrà inserire le sue mansioni, i vari turni e i campi esterni all’azienda permettendo agli altri dipendenti di potersi organizzare durante la giornata lavorativa e svolgere senza interruzioni quelle determinate mansioni.

Pertanto è possibile evitare blocchi e ritardi di ogni genere grazie a questo particolare strumento.

Gestione delle risorse

La gestione efficiente delle risorse è un elemento chiave per aumentare la produttività aziendale.

Al loro interno sono comprese anche quelle finanziarie, ed in questo senso capire che cosa sono i flussi di cassa può aiutare non solo a monitorare e migliorare la situazione finanziaria dell’azienda nel complesso, ma anche nel poter fornire a dipendenti e collaboratori di tutte le risorse necessarie per lo svolgimento dei loro compiti nelle giuste tempistiche.

Il programma delle riunioni

Infine non può mancare l’applicazione per organizzare le riunioni online: grazie a tale strumento sarà possibile comunicare con i propri dipendenti senza costringerli a partecipare all’appuntamento presso la sede aziendale, riuscendo anche nell’impresa di poter organizzare la suddetta senza che tale evento possa compromettere gli impegni personali, quindi quelli familiari, dei lavoratori.