Come conservare le fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

Le fatture elettroniche, siano esse verso aziende e professionisti o verso la Pubblica amministrazione, per loro natura non vanno conservate in forma cartacea ma obbligatoriamente in forma digitale.

Il tutto secondo quanto dettato dalla Legge di Stabilità 2013, dove si indicava che le e-fatture vanno conservate secondo il D.Lgs 82 2005, ovvero il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Sempre secondo normative, questa volta il D.M 17 giugno 2014, vi sono alcuni punti sui documenti fiscali:

• Non è necessario inviare all’AdE i riferimenti dei documenti (fatture elettroniche) conservati.
• All’atto della dichiarazione dei redditi si deve indicare che si fa conservazione digitale delle fatture elettroniche.
• L’imposta di bollo va versata con modello F24.
• La conservazione delle fatture eletroniche va fatta entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi.

In tal senso bisognba dire che nel 2021 c’è una proroga sulla scadenza di marzo in quanto è un nuovo impegno nelle scadenze tributarie.
Infatti il Ministero dell’Economia e delle Finanze comunica che la scadenza per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche del 2019 è prorogata di 3 mesi rispetto alla scadenza fissata al 10 marzo 2021.

Chi deve fare conservazione sostitutiva?

Innanzi tutto va ricordato che la conservazione sostitutiva può essere svolta in due modalità, cioè in house o in outsourcing, ed in base alla tipologia scelta i soggetti coinvolti sono diversi.

Infatti, se nella conservazione delle fatture elettroniche in house il produttore dei documenti e l’esecutore della conservazione possono anche essere la stessa persona, nel caso di conservazione in outsourcing c’è un distinguo di figure.
Inoltre c’è anche da tener da conto dell’importante figura del responsabile della conservazione, cioè il soggetto responsabile della stesura del processo, delle regole tecniche da seguire e delle attività svolte per la conservazione dei documenti.

Il responsabile della conservazione deve infatti:

• Gestire il sistema di conservazione
• Definire le caratteristiche tecniche del sistema secondo le norme in essere
• Garantire la conformità nel tempo
• Verificare periodicamente l’integrità degli archivi
• Adottare misure atte a mettere in sicurezza l’intero processo di conservazione dei documenti
• Preparare il manuale della conservazione ed aggiornarlo man mano a seconda della normativa

Il manuale della conservazione, d’altro canto, deve contenere i nominativi delle persone coinvolte nel processo di conservazione, i luoghi dove i file vengono salvati e custoditi, la descrizione dell’intera infrastruttura informatica e le azioni messe in atto per la sicurezza dei dati.

Come NON fare conservazione delle fatture elettroniche

Se c’è un errore di base che molti professionisti fanno è quello di pensare che se le fatture elettroniche sono ancora “salvate” all’interno della propria casella PEC, allora le fatture si possono considerare conservate digitalmente.
Niente di più sbagliato.

La casella PEC infatti può attestare solo l’avvenuto invio e ricezione del messaggio, e non può fornire sicurezza sui file, a meno che non vi sia firma digitale che certifica anche i contenuti degli allegati. Di conseguenza, quindi, non essendo sicuramente tutte le PEC fornite anche di firma digitale, è meglio non fidarsi di lasciare le fatture elettroniche solo sulla PEC ma di conservarle secondo normativa.

Conservazione gratuita: si può, ma conviene?

Presso l’AdE è possibile usufruire del servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche secondo normativa vigente, basta sottoscrivere l’accordo triennale (rinnovabile) dove l’Agenzia delle Entrate si impegna a conservare le e-fatture per una durata di 15 anni, però in realtà questo servizio pecca di molte problematiche, tra cui il fatto che non è possibile automatizzare il sistema ma i caricamenti vanno eseguiti manualmente.

Inoltre, se si decide di conservare le fatture elettroniche presso l’AdE bisogna mettere in conto che vengono accettati solo i file XML e quindi qualsiasi altro documento annesso alla fattura bisogna conservarlo a parte, in casa o in outsourcing, e questo crea inevitabile frammentazione dell’archivio e difficoltà di consultazione.